El gerente es uno de los componentes esenciales de las actuales estructuras agrarias, que incorpora las formas organizativas, administrativas y operacionales. Del buen o mal desempeño gerencial dependen los resultados que se alcancen en términos de eficiencia de la estructura, relación insumos-productos, eficacia en la relación entre los objetivos y metas logrados y los planificados, así como de la efectividad en términos de rendimiento, productividad y rentabilidad del proceso productivo en la estructura agraria.
Si bien la opinión (arcaica y desfasada) de los productores agropecuarios de que los sistemas contables y administrativos burocratizan a las empresas y solo sirven para dar cumplimiento a las obligaciones legales, tributarias y de control por parte de los distintos organismos, es poco compartida actualmente, todavía es preciso practicar cierta pedagogía al respecto.
Claro que esto era así cuando la forma de generar la información contable era deficiente, la carencia de sistemas de costos de producción y de control de gestión adaptados a la actividad agrícola hacía poco práctico los informes facilitados, y finalmente la labor del gerente era poco valorada, pero afortunadamente las herramientas de control y gestión de las empresas agroalimentarias con las que se cuenta actualmente han cambiado mucho las cosas.
El objetivo primordial de la Administración Financiera sería la de alcanzar la maximización del valor de la empresa, lo cual, para una empresa netamente capitalista significa maximizar el valor de las acciones
Pero no hay que olvidar que una cooperativa agraria tiene unos fundamentos que lo hacen peculiar en este sentido, dado el número de accionistas, sus objetivos como socios, y la contribución de la gestión de la cooperativa a sus objetivos empresariales particulares.
Por tanto es preciso reflexionar sobre los aspectos fundamentales que deben atender las sociedades cooperativas para que funciones, que como en cualquier empresa son:
- Administración
- Producción
- Comercialización
Hoy abordaremos el primero de ellos. La Administración debe cuidar los libros sociales, pues, junto con la Ley y los Estatutos, servirán de base para crear y desarrollar la estructura económica de la empresa, regulando su funcionamiento las actas del Consejo Rector y de la Asamblea General entre otros, que debidamente redactadas y transcritas al libro correspondiente, servirán para dilucidar y resolver los problemas que puedan plantearse.
Es una realidad que afecta al día a día de las empresas agrícolas que una pequeña empresa, e incluso cooperativa, no puede pagar un buen gerente, pero sin embargo, también es algo constatable que un buen gerente es la mejor inversión que puede hacer.
Llevar adecuadamente la contabilidad, mantener o incluso aumentar el número de socios para tener un mejor reparto de los gastos fijos, pagar los precios adecuados a sus socios para que no se vayan con la mejor mercancía (la de mejor calidad) a venderlos al mercado, definir una correcta política de aportación de los socios para que la cooperativa no se descapitalice, etc. son funciones en las que un buen gerente puede contribuir de manera positiva a la marcha de la cooperativa.
Administración económica
Por otro lado, la administración económica de una cooperativa va mucho más allá de la mera llevanza de la contabilidad, puesto que toma decisiones a futuro basadas en los flujos de efectivo, a diferencia de la contabilidad que reporta hechos pasados y por tanto ha de anticiparse a lo que pueda ocurrir.
Llevar una correcta contabilidad de costes ayuda de manera decisiva a la buena administración de una cooperativa.
La administración económica mediante la contabilidad facilita a los socios confianza y seguridad, haciéndoles a la vez partícipes de la información, lo que mejora la relación con los órganos directivos.
Por otro lado, también sirve para que la empresa obtenga la financiación necesaria, así como para facilitar la presentación de propuestas para la apertura de nuevos mercados para los productos con los que trabaja.
Otra de las cuestiones que la contabilidad facilita es la de cumplir con las obligaciones legales, tanto jurídicas como fiscales y empresariales, y otras impuestas por los estatutos.
La importancia de la documentación social
Una cooperativa tiene cierta obligaciones en cuanto a la llevanza como a la custodia de los libros de la administración social (libro registro de socios y libro de actas), así como los libros de la Administración Económica (Libro Registro de aportaciones al Capital Social, el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, y Libro Diario).
Todos ellos han de estar convenientemente diligenciados y legalizados, con carácter previo a su utilización, por el Registro de Sociedades Cooperativas, aunque la Ley también permite la utilización de anotaciones por procedimientos informáticos u otros, que posteriormente podrán ser encuadernados correlativamente para formar los libros obligatorios, que tendrán que ser legalizados por el RSC en el plazo de cuatro meses desde la fecha de cierre del ejercicio.
El Consejo Rector será el responsable de su custodia, vigilancia y deberá conservarlos al menos 6 años. También será el Consejo Rector quien tenga que formular, en el plazo máximo de tres meses desde el cierre del ejercicio social:
- Las cuentas anuales
- El informe de gestión
- La propuesta de aplicación de los excedentes disponibles o de imputaciones de pérdidas.
Estas son en resumen las funciones de administración y contabilidad debe llevar en su día a día una cooperativa agrícola, pues no hay que olvidar el carácter meramente empresarial de la misma, y por tanto sometida a los mismos rigores administrativos que cualquier otra industria.
En próximas entradas iremos desglosando todas las herramientas con las que contamos para la Gestión y Control Económico de la Empresa Agroalimentaria en general.
